Цель обработки

Вид обработки

Подразделение (уполномоченное лицо), ответственное за обработку

Категории лиц

Категории данных

Правовая основа

Источник данных

Категории получателей

Общее описание технических и организационных мер безопасности

Срок хранения

Служба кадров

Оформление (прием) на работу

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Соискатели работы

Паспортные данные, данные из документов воинского учета,  сведения о трудовой общественной или иной деятельности, об образовании (обучении); медицинские сведения (включая сведения об инвалидности, о состоянии здоровья), о судимости (для отдельных категорий работников); сведения, необходимые для ведения инд.(перс.)учета; сведения о направлении на работу (о самостоятельном трудоустройстве)  и другие, предусмотренные законодательными актами.

Ст. 26 ТК РБ, п.11 Декрета от 15.05.2014 №5«Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», ч.1 ст.10 Закона от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифи­цированном) учете в системе государственного социального страхования»;  абз 2 п.32 Положения о порядке возмещения в республиканский и (или) местные бюджеты средств, затраченных государством на подготовку научного работника высшей квалификации, специалиста, рабочего, служащего, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 22.06.2011 № 821

Соискатели работы, наниматели по предыдущим местам работы (при запросе характеристики)

Не будут передаваться. *Если источник комплектования гос.архива (личные дела руководителей), то передаются в гос.архив по истечении срока хранения

Хранение в сейфах (шкафах) исключающих доступ сторонних лиц и защищенных информационных системах

После прекращения трудовых отношений в течении 75 лет или дольше  по решению ЭПК (п.638.3 Перечня  от 24.05.2012 №140).
*Для руководителей –постоянно (п.638.1)

*Хранение документов не принятых на работу соискателей – 1 год (п.645)

Регулирование трудовых отношений (изменение, прекращение трудовой деятельности; предоставление отпусков)

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Работники

Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки  и иные документы, предусмотренные законодательными актами

Главы 3, 4 и 12 ТК РБ

Работник

Не будут передаваться (исключение - по запросу государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами)

Хранение в сейфах (шкафах) исключающих доступ сторонних лиц

После прекращения трудовых отношений в течении 75 лет или дольше по решению ЭПК (п.638.3).

Проверка деклараций о доходах и имуществе

Неавтоматизированная

Отдел маркетинга и  идеологии

Работники (ст.30 Закона  от 15.07.2015 №305-З «О борьбе с коррупцией»)

Паспортные данные,  сведения о семейном и имущественном  положении

Статьи 29, 30 и 32 Закона  от 15.07.2015 №305-З                        «О борьбе с коррупцией»

Работник

Государственные органы, иные организации, должностные лица, определенные законодательными актами

Хранение в сейфах (шкафах) исключающих доступ сторонних лиц

75 лет после увольнения (прим. к  п.638.3)

Ведение учета фактически отработанного времени (сводка)

Неавтоматизированная/

Отдел кадров

Работники

Сведения о времени нахождения на рабочем месте

П.3 ч.1 ст. 55, ст. 133 ТК РБ

Работник

 Не будут передаваться (исключение - по запросу государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами)

Хранение в защищенных информационных системах, в шкафах исключающих доступ сторонних лиц

3 года (п. 184, 468)

Ведение воинского учета

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Работники- военнообязанные

Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности (в т.ч. о ее прекращении), медицинские данные, данные о семейном положении, об образовании, о воинской службе

Ст. 9 Закона от 05.11.1992 №1914-Х11 «О воинской обязанности и воинской службе»

Работник

Местные исполнительные и распорядительные органы, военные комиссариаты, органы государственной безопасности и иные госорганы, осуществляющие воинский учет

Хранение в сейфе

5 лет (п.657)

Подача

документов индивидуального  (персонифицированного) учета застрахованных лиц, послуживших основанием для начисления пенсии

Автоматизированная

Отдел кадров

Отдел бухгалтерии

Работники

Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности,  сведения о заработной плате, банковские данные и иные, предусмотренные законодательными актами

Абз.3 ч.2 ст.9 Закона от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»; абз.8 ч.1 ст.6 Закона от 07.05.2021 №99-З «О защите персональных данных»

Работник

Органы, осуществляющие пенсионное обеспечение (управления (отделы) по труду, занятости и социальной защите)

Хранение в защищенных информационных системах

5 лет (п. 604.2)

Аттестация работников (для контрактной формы найма)

Неавтоматизированная

Отдел Кадров

Отдел экономики

Работники, подлежащие аттестации раз в три года

Паспортные данные, данные об опыте работы, о трудовой деятельности в организации, образовании

П.2 ч.1 ст.261-2 ТК РБ, абз.8 ч.1 ст. 6 Закона от 07.05.2021 №99-З «О защите персональных данных»

Работник

Члены аттестационной комиссии

Хранение в шкафах исключающих доступ сторонних лиц

15 лет ЭПК (п.669)

Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Работники

Паспортные данные, сведения о выполняемой трудовой функции (занимаемой должности)

Ст.220¹  ТК РБ

Работник

Организации, осуществляющие профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку

Хранение  в шкафах исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 940)

Рассмотрение индивидуальных трудовых споров

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Ведущий Юристконсульт

Работники-стороны индивидуальных трудовых споров

Паспортные данные (ФИО, м/ж и др.), сведения о трудовой деятельности в организации, иные данные, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров

Ст. 235 ТК РБ, абз. 8 ч. 1 ст. 6 Закона от 07.05.2021 №99-З«О защите персональных данных»

Работник, наниматель

Стороны  индивидуальных трудовых споров (представители профсоюза, нанимателя)

Хранение в шкафах исключающих доступ сторонних лиц

5 лет  по ЭПК после урегулирования спора (п. 473)

Оформление формы ПУ-2 при прекращении трудовых отношений

Автоматизированная

Отдел кадров

Бывшие работники

Паспортные данные (ФИО), страховые данные (№), сведения о периоде трудовой деятельности.

п. 15 постановления Совета Министров РБ от 08.07.1997 №837 «Об утверждении Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования»

Работник, наниматель

Органы ФСЗН, иные государственные органы в случаях, предусмотренных законодательными .актами

Хранение в защищенных информационных системах

5 лет ЭПК (п. 652)

Рассмотрение обращений

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Работники, заинтересованные и третьи лица

Паспортные данные (ФИО, м/ж),  о семейном положении, об имущественном состоянии и иные, предусмотренные законодательными актами

Ст.9 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;
ст.9 Закона от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур»

Работники, заинтересованные и  третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД, хранение в шкафах исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

3 года - (п. 458) – для административных процедур

Планирование, организация,  проведение мероприятий, осуществление иной совместной деятельности с заинтересованными лицами (общие Собрания представителей членов, облпотребсоюза, уполномоченных потребительских обществ, культурно-массовые мероприятия, физкультурно-оздоровительные и спортивные мероприятия), принятие решений общего Собрания представителей облпотребсоюза методом опроса, работа с пайщиками, подготовка документов для награждения наградами Белкоопсоюза и облпотребсоюза и принятие решений по ним, документов для награждения государственными наградами и наградами иных организаций, организация деловых поездок за пределы РБ, содействие в оформлении въездных виз в иностранные государства, приобретение билетов для выезда за пределы РБ, медицинское страхование при выезде за пределы РБ, участие в программах добровольного страхования, включая медицинское страхование работников, содействие в ведении здорового образа жизни, отмечание

событий и памятных дат различного характера

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Работники заинтересованные и  третьи лица

ФИО, дата рождения, цифровой фотопортрет, стаж работы, стаж работы в организации, регистрация по месту жительства, данные о гражданстве, паспортные данные, номер страхового свидетельства, номер  телефона, адрес  электронной почты, данные о роде занятий, данные об образовании, награждение ранее наградами, информация о наличии судебных и административных взысканий

Статьи 91,93,95,196 ТК РБ, Закон от 25.02.2002 №93-З «О потребительской кооперации»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Государственные  органы, иные организации, должностные лица, определенные законодательными актами

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

75 лет ЭПК (п.307) – для документов по награждению; 5 лет ЭПК (п.1594, п.1573) – для документов по вопросам кооперирования населения, итоги отчетно-выборных и отчетных компаний; 10 лет ЭПК (п.294.2) – по зарубежным командировкам; постоянно (ст.1537) – для документов о состоянии физкультурно-оздоровительной и спортивно-массовой работы

Служба  правовой работы

Выдача доверенности  на представительство интересов облпотребсоюза и подведомственных организаций

Неавтоматизированная

Вед.юрисконсульт

Работники  облпотребсоюза,

работники подведомственных организаций

Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о регистрации по месту жительства, сведения о трудовой деятельности

ст.186 ГК, Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции

Работник, организация потребкооперации

Государственные органы, иные организации, суды, нотариусы

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

3 года после прекращения действия доверенности (п.41)

Выдача доверенности  на совершение сделок

Неавтоматизированная

Вед.юрисконсульт

Работники  облпотребсоюза,

работники подведомственных организаций

Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о регистрации по месту жительства, сведения о трудовой деятельности

ст.186 ГК, Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции

Работник, организация потребкооперации

Юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, нотариусы

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет. После прекращения действия доверенности выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после прекращения действия  доверенности (п.42).

Исковое заявление, заявление о возбуждении  приказного производства, о совершении  исполнительной надписи,  о  возбуждении исполнительного производства

Неавтоматизированная

Вед.юрисконсульт

Юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица к которым облпотребсоюзом предъявляются  требования имущественного и неимущественного характера

Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о регистрации по месту жительства (месту пребывания), идентификационный номер, данные  документа, удостоверяющего личность ( серия (при ее наличии), номер, дата выдачи, наименование органа выдавшего документ), дата и место рождения,   учетный номер налогоплательщика (в отношении индивидуального предпринимателя), номер  телефона, адрес  электронной почты

ст. 109 ГПК РБ,

ст.159 ХПК РБ, ст. 11 Закона от 24.10.2016 №439-З  «Об исполнительном производстве»

Структурные подразделения облпотребсоюза

Суды, нотариусы, органы принудительного исполнения

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

 3 года после вынесения решения (п.47)

Рассмотрение обращений

Неавтоматизированная/ Автоматизированная

Вед.юрисконсульт

Работники, заинтересованные и третьи лица

Паспортные данные (ФИО, м/ж),  о семейном положении, об имущественном состоянии и иные, предусмотренные законодательными актами

Ст.9 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;
ст.9 Закона от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур»

Работники, заинтересованные и  третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД, хранение в запираемых шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Рассмотрение обращений

Неавтоматизированная

Вед.юрисконсульт

Работник, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО заявителя, место жительства),  иные данные, указанные заявителем в обращении

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №  300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в отдельном помещении (в архиве облпотребсоюза (обращения прошлых лет), в запираемых шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Осуществление административных процедур

Неавтоматизированная

Вед.юрисконсульт

Работники заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО, место жительства),  о семейном положении, об имущественном состоянии и иные, предусмотренные законодательными актами

Закон от 28.10.2008 №433-З «Об основах административных процедур»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

В запираемых шкафах, исключающих доступ к документам сторонних лиц

3 года - (п. 458) – для административных процедур

Отдел кадров

Реестр дней рождения

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Работники заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО, дата рождения)

Работники, заинтересованные и третьи лица

СЭД,

хранение

в запираемых шкафах, исключающих  доступ к реестру сторонних лиц

Служба бухгалтерского учета и отчетности

Рассмотрение обращений

Автоматизированная/ Неавтоматизированная

Служба бухгалтерского учета и отчетности

Работник, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО заявителя, место жительства),  иные данные, указанные заявителем в обращении

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №  300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Рассмотрение обращений

Автоматизированная/ Неавтоматизированная

Служба бухгалтерского учета и отчетности

Работник, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО заявителя, место жительства),  иные данные, указанные заявителем в обращении

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №  300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Рассмотрение обращений

Автоматизированная/ Неавтоматизированная

Служба бухгалтерского учета и отчетности

Работник, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО заявителя, место жительства),  иные данные, указанные заявителем в обращении

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №  300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Служба лаборатории

Рассмотрение обращений

Автоматизированная/ Неавтоматизированная

Отдел лаборатории

Работник, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО заявителя, место жительства),  иные данные, указанные заявителем в обращении

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №  300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Служба транспорта

Организация, проведение проверки знаний по охране труда

Неавтоматизированная

Служба транспорта

Работники, заинтересованные и третьи лица

ФИО, дата прохождения

Закон от 23.06.2008 №356-З «Об охране труда»

Работник, наниматель

Не передаются

Хранение в сейфах (шкафах), исключающих доступ сторонних лиц

1 год

Рассмотрение обращений

Неавтоматизированная

Служба транспорта

Работник, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО заявителя, место жительства),  иные данные, указанные заявителем в обращении

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №  300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Служба организации оплаты труда

Разработка штатного расписания

Неавтоматизированная/Автоматизированная

Отдел экономики

Работники и третьи лица

Организационная структура, наименование профессий рабочих, должностей служащих, количество штатных единиц, размеры тарифных ставок (тарифных окладов) и их повышений, и иные сведения о составе оплаты труда

Ст. 194 ТК РБ

Положения о структурных подразделениях

Не будут передаваться, за исключением по запросам государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

Постоянно п.32 постановление Министерства юстиции РБ от 24.05.2012 № 140

Заключение, изменение трудовых договоров

Неавтоматизированная

Отдел кадров

Отдел экономики

Работники

Наименование профессий рабочих, должностей служащих, условия оплаты труда, сведения о стаже работы, сроках и месте выплаты заработной платы

Главы 2, 3  ТК РБ

Работник

Не будут передаваться, за исключением по запросам государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами

Хранение в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

После прекращения трудовых отношений в течении 75 лет или дольше по решению ЭПК (п.638.3).

Подготовка распорядительных документов о начислении (сокращении, лишении) премий, надбавок, доплат

Неавтоматизированная

Отдел экономики

Работники

Наименование организации, структурного подразделения, профессии, должности, ф.и.о,

УСТАВ облпотребсоюза

ЛПА

Не будут передаваться, за исключением по запросам государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами

Хранение в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет

п.184 постановление Министерства юстиции РБ от 24.05.2012 № 140

Анализ начисленной заработной платы

Неавтоматизированная/Автоматизированная

Отдел экономики

Отдел бухгалтерии

Работники

Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам

Положение о секторе, структурных подразделений иных организаций потребительской кооперации

Бухгалтерия

Не будут передаваться, за исключением по запросам государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

75 лет п.183 постановление Министерства юстиции РБ от 24.05.2012 № 140

Анализ действующих условий оплаты труда и начисления заработной платы

Неавтоматизированная/Автоматизированная

Отдел экономики

Отдел бухгалтерии

Отдел кадров

Работники

Документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.)

Положение о секторе, структурных подразделений иных организаций потребительской кооперации

Бухгалтерия

Не будут передаваться, за исключением по запросам государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

3 года

после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет

п.184 постановление Министерства юстиции РБ от 24.05.2012 № 140

Анализ положение о структурных подразделениях, рабочих (должностных инструкций)

Неавтоматизированная/Автоматизированная

Отдел  экономики

Работники

Трудовые функции работника

Ст.19 ТК РБ, Положение о секторе, структурных подразделений иных организаций потребительской кооперации

Служба кадров, работники структурных подразделений

Не будут передаваться, за исключением по запросам государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами

Хранение в информационных системах, в закрытых  шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

50 лет  после замены новыми. Типовые - постоянно по месту утверждения,п.30 постановление Министерства юстиции РБ от 24.05.2012 № 140

Рассмотрение обращений и осуществление административных процедур

Автоматизированная/ Неавтоматизированная

Отдел экономики

Работники, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО, м/ж),  трудовой договор, рабочая (должностная) инструкция, документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.),лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам и др.

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», ст. 9 Закона от 28.10.2008 №433-З «Об основах административных процедур»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением по запросам государственных органов в случаях, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

3 года - (п. 458) – для административных процедур

Рассмотрение обращений

Автоматизированная/ Неавтоматизированная

Отдел экономики

Работник, заинтересованные и  третьи лица

Паспортные данные (ФИО заявителя, место жительства),  иные данные, указанные заявителем в обращении

Ст. 9 Закона от 18.07.2011 №  300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»

Работники, заинтересованные и третьи лица

Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами

СЭД,

хранение

в шкафах, исключающих доступ сторонних лиц

5 лет ЭПК (п. 76) – для обращений

Ведущий инженер по охране труда

Учет участников ликвидации последствий катастрофы на ЧАЭС, оформление и предоставление справок для участников

Неавтоматизированная

Вед.инженер по ОТ-инженер по качеству

Работники, заинтересованные третьи лица, при

запросе

Ф.И.О., место, время и год, пребывания в зоне ликвидации последствий катастрофы на ЧАЭС, и другие данные, предусмотренные законодательными актами.

Закон от 06.01.2009  № 9-З «О социальной защите граждан, пострадавших от катастрофы на ЧАЭС, других радиационных аварий»

Работники, 

заинтересованные

третьи

лица,

при запросе

Заявители

Хранение в сейфах (шкафах) и защищенных информационных системах.

Помещение опечатывается и находится под сигнализацией.

Постоянно